Répondre à une demande via le formulaire de contact

En l’absence de la coordinatrice, ou bien pour soulager son travail, il peut être nécessaire de répondre rapidement à un message laissé via le formulaire de contact.

Il existe deux formulaires de ce type :

  • le formulaire “Contact”, qui est utilisé par le grand public (adhérent ou non)
  • le formulaire “Contact presse”, qui est réservé aux demandes des journalistes

Lorsqu’un nouveau message est posté via ces formulaires :

  • Cela est indiqué au niveau du backend du site, au niveau de ce widget (le chiffre à gauche indique le nombre de messages non lus, celui de droite le nombre de messages déjà lus) :
  • la boîte de courriel “contact” reçoit un courriel de ce type :

Il existe deux méthodes possibles pour répondre à un message de ce type.

MÉTHODE 1 (A PRIVILÉGIER) – VIA LE WEB MAIL D’INFOMANIAK

Cette méthode est la plus complète, mais nécessite d’avoir un accès au web mail d’Infomaniak.

  1. Aller sur la boîte de courriel contact@les-castors.fr
  2. Ouvrir le message laissé sur la boîte et cliquer sur le bouton “Action” (à droite) puis “Répondre”.
  3. Répondre au message en prenant comme expéditeur et aussi comme destinataire en copie l’adresse de courriel coordination@les-castors.fr
  4. Déplacer le message d’origine vers le dossier “Messages traités – contact” ou “Messages traités – contact presse”, selon le cas
  5. Revenir sur le backend du site et cliquer sur la liste “Contact (presse)” du widget
  6. Dans les entrées, sélectionner le message auquel vous venez de répondre, il s’ouvre et est désormais marqué comme “lu”
  7. Cliquer sur le bouton “Add note”, ajouter une note du type “réponse par email par XXX le xx/xx/xx” et valider

MÉTHODE 2 – VIA LE SITE ET UN LOGICIEL DE MESSAGERIE

Cette méthode permet de traiter le message sans avoir accès au web mail, mais elle nécessite de déplacer le message d’origine dans celui-ci à postériori.

  1. Cliquer sur la liste “Contact (presse)” du widget
  2. Dans les entrées, sélectionner le message auquel vous venez de répondre, il s’ouvre et est désormais marqué comme “lu”
  3. Créer un message de réponse sur votre logiciel de messagerie, au format suivant :
    1. Expéditeur : votre adresse de courriel (si possible une adresse liée au site!)
    2. Destinataire : l’adresse de courriel du demandeur, à copier/coller depuis le message du backend
    3. En copie : coordination@les-castors.fr
    4. Sujet : Les castors – réponse à votre demande sur le formulaire de contact
    5. Texte : votre réponse + en dessous, une copie du texte du message du demandeur, précédé de “VOTRE MESSAGE:”
  4. Envoyer le message, puis revenir sur le backend, sur l’entrée du message d’origine
  5. Cliquer sur le bouton “Add note”, ajouter une note du type “réponse par email par XXX le xx/xx/xx” et valider